| dbo:abstract
|
- Spisová služba je soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích ke správě dokumentů. Spisová služba má zajistit správný průběh životního cyklu dokumentu (název spisové služby je odvozen od slova spis, tedy soubor dokumentů). Přičemž dokumenty mohou být jak analogové (spisová služba v listinné podobě), tak digitální či elektronické (elektronický systém spisové služby), případně i předmětových. Zavedení elektronických systémů do spisové služby si vyžádalo vyrovnání s terminologickými rozdíly anglosaského světa (vzhledem k tomu, že angličtina je hlavní jazyk informatiky). V anglosaském světě znají výrazy document (tj. „záznam“) a record („dokument“). Záznam (jakákoliv „písemnost“) se potom stává dokumentem evidencí spisovou službou (ta se nazývá records management, „správa dokumentů“). (cs)
- La gestió documental és el conjunt d'operacions i tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, la implantació i l'avaluació dels sistemes administratius necessaris, des de la creació dels documents fins a la seva destrucció o transferència a l'arxiu, per tal de garantir l'eficàcia i l'eficiència en la gestió administrativa. (ca)
- إدارة السجلات (بالإنجليزية: Records management)، والمعروفة أيضًا باسم إدارة السجلات والمعلومات، هي وظيفة تنظيمية مكرسة لإدارة المعلومات في منظمة طوال دورة حياتها، من وقت إنشائها وحتى إحلالها. ويشمل ذلك تحديد السجلات أو تصنيفها أو تخزينها أو تأمينها أو استردادها أو تتبعها أو إتلافها أو الاحتفاظ بها بشكل دائم. يحدد المعيار ISO 15489-1: 2001 ("ISO 15489-1: 2001") إدارة السجلات باسم «مجال الإدارة المسؤول عن التحكم الفعال والمنهجي في إنشاء السجلات واستلامها وصيانتها واستخدامها والتصرف فيها، بما في ذلك عمليات الالتقاط والحفاظ على أدلة ومعلومات حول الأنشطة التجارية والمعاملات في شكل سجلات». تحافظ سجلات المنظمة على جوانب الذاكرة المؤسسية. عند تحديد مدة الاحتفاظ بالسجلات، تكون قدرتها على إعادة الاستخدام مهمة. يتم الاحتفاظ بالكثير من الأدلة كدليل على الأنشطة والمعاملات والقرارات. إن الغرض من إدارة السجلات هو جزء من الوظيفة الأوسع نطاقاً للمنظمة وهي إدارة الحكم وإدارة المخاطر والامتثال، وهو يهتم في المقام الأول بإدارة الأدلة الخاصة بأنشطة إحدى المنظمات فضلاً عن تقليل أو تخفيف المخاطر المرتبطة بها. (ar)
- Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung, -haltung) versteht man die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Synonym werden die aus dem Englischen stammenden Begriffe Recordkeeping und Records Management verwendet; zum Teil wird der Begriff auch mit „vorarchivische Schriftgutverwaltung“ übersetzt (in Abgrenzung zur dauerhaften Archivierung (englisch records preservation or archiving)). (de)
- Le records management (ou gestion des documents d'activité ou gestion documentaire ou gestion des documents d'archives) est un système de gestion de l'information consignée et organique — documents ou données — prouvant une activité (notamment professionnelle), sous n'importe quel format. (fr)
- La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística. (es)
- Records management, also known as records and information management, is an organizational function devoted to the management of information in an organization throughout its life cycle, from the time of creation or receipt to its eventual disposition. This includes identifying, classifying, storing, securing, retrieving, tracking and destroying or permanently preserving records. The ISO 15489-1: 2001 standard ("ISO 15489-1:2001") defines records management as "[the] field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including the processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records". An organization's records preserve aspects of institutional memory. In determining how long to retain records, their capacity for re-use is important. Many are kept as evidence of activities, transactions, and decisions. Others document what happened and why. The purpose of records management is part of an organization's broader function of governance, risk management, and compliance and is primarily concerned with managing the evidence of an organization's activities as well as the reduction or mitigation of risk associated with it. Recent research shows linkages between records management and accountability in governance. (en)
- Kearsipan atau Records Management adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi. Sistem kearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem itu. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menseleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali. Pada dasarnya, arsip dapat dibedakan kedalam dua kelompok, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip transaksi antara lain terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen pembelian, bon, dan sebagainya. Pada umumnya arsip transaksi diatur diatur secara sederhana menurut urutan nomor atau tanggal dikeluarkannya. Arsip referensi antara lain terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akta - akta perusahaan dan lain sebagainya. Penyusunan arsip referensi memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit. Sistem penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut sistem indeks atau sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi dibagi menjadi tiga jenis yaitu Sistem Indeks Kamus (Dictionary Index), Sistem Indeks Subjek, dan Sistem Indeks Koordinasi. 1.
* Sistem Indeks Kamus (Dictionary Index). Merupakan sistem pengaturan dokumen berdasarkan urutan alfabet seperti umumya kamus. Sistem ini merupakan yang paling sederhana dibanding sistem indeks yang lain. 2.
* Sistem Indeks Subjek (Subject Index). Merupakan suatu sistem pengaturan dokumen berdasarkan subjek atau fungsi. Sistem ini banyak digunakan untuk pengaturan dokumen dan buku di perpustakaan umum di seluruh dunia. 3.
* Sistem Indeks Koordinasi (Coordinate Index). merupakan gabungan dari kedua sistem sebelumnya. Dengan sistem ini, sebuah dokumen dapat ditelusuri melalui berbagai aspek yang dikandung. Sistem ini merupakan sistem yang paling canggih dan ideal untuk koleksi dokumen yang sering diperlukan dan dalam jumlah yang besar. Sistem ini memungkinkan untuk pencarian kembali dokumen dengan cepat dan tepat. Namun, sistem ini memerlukan banyak biaya, mengingat banyaknya waktu dan tingkat keahlian yang dibutuhkan dalam proses mengindeks. Arsip dalam instansi - instansi pemerintahan diatur menurut Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip. Sedangkan ketentuan penusunan arsip bagi organisasi swasta diatur oleh masing - masing organisasi dengan memperhatiakn tiga aspek: 1.
* Aspek Hukum. Dokumen - dokumen yang mempunyai kaitan dengan hukum misalnya akta kelahiran, biasanya dokumen seperti ini disimpan dalam brankas, di kantor, atau tempat penyimpanan khusus. 2.
* Aspek Peraturan Perusahaan. Dokumen seperti kuitansi, laporan keuangan perusahaaan, disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan pimpinan perusahaan sesuai dengan kepentingannya. 3.
* Aspek Administratif. Dokumen seperti surat lamaran, surat penawaran, disimpan selama masih memiliki nilai administratif. Perkembangan selanjutnya pemerintah meningkatkan pengelolaan kearsipan dengan mengubah Undang-Undang tentang KEarsipan yang semula tahun 1971 menjadi Undang-Undang Kearsipan tahun 2009 tentang Kearsipan (in)
- 기록관리(記錄管理)는 기록을 적법·적절하게 생산·관리하여 효율적으로 사용하고 불필요한 기록을 폐기하며 증거적 가치나 영구보존 가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검색·활용할 수 있게 하는 일을 말한다. (ko)
- Records management is het identificeren, klasseren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records. Er is een Internationale Standaard over records management: ISO 15489. Deze definieert records management als “het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties onder de vorm van records”. De ISO omschrijft records als informatie die gemaakt, ontvangen, en onderhouden wordt als bewijs en informatie door een organisatie of persoon, door het nastreven van legale verplichtingen of in de transacties van bedrijven. Het Comité van Electronische Documenten van de Internationale Archiefraad omschrijft een record als een specifiek stuk van geregistreerde informatie die aangemaakt, verzameld of ontvangen wordt voor het beginnen, voortzetten of vervolledigen van een activiteit en dat voldoende inhoud, context en structuur bevat om als bewijs of legitimering te dienen voor die activiteit. Hoewel de definitie van een record vaak overeenkomt met die van een document, kan een record, in tegenstelling tot een document, zowel tastbaar als digitaal zijn, zolang het waarde heeft voor een bedrijf. Geboortebewijzen, medische röntgenfoto's, ambtelijke documenten, databases en e-mail zijn allemaal voorbeelden van records. (nl)
- 記録管理（きろくかんり、英: Records Management）とは、記録 (Records)を特定し、分類し、保存（アーカイブ）または破棄する一連の手順を指す。RMと略すこともある。ISO 15489: 2001標準では記録管理を「記録の生成、受取、保守、使用及び整理に対する効率的かつシステマティックな制御を取扱う管理分野であり、業務活動及び取引上の証憑及び情報を記録の形で取得し保全する手順を含む」と定義している。 (ja)
- Dokumenthantering är handhavandet av handlingar (dokument) från det att de skapas (upprättas) intill arkivställning eller utgallring (förstöring). Dokumentförvaltning är ett annat ord.Dokumenthantering och arkivering/arkivhantering bildar en enhet under en handlings hela livscykel. Dokumenthantering definieras i den internationella standarden: ISO 15489:2001 Dokumenthantering omfattar bland annat:
* Identifiering av informationsbehovet och därtill nödvändiga dokument (handlingar) i aktuell organisation
* Utformning av dokument (handlingar)
* Versionshantering
* Handläggningsrutiner
* Dokumentframställning; hållbarhet på informationsmediet (Arkivbeständighet) (papper, film, cd-rom et.c.) och utskriften (bläck, mm)
* Utarbetande av (DA-plan)
* Sökhjälpmedel (sv)
- Records management é uma tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou GED, onde são gerenciados o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até a guarda permanente ou expurgo. O RM é comumente associado ao conceito de archiving, onde empresas especializadas em guarda de documentos, as chamadas warehouses, fazem o controle de movimentação e expurgo dos documentos. Para garantir a correta utilização dos documentos, é implementado o conceito de Tabela de Temporalidade Documental, ou TTD, onde são definidos os períodos de vida de cada documento. (pt)
- Управление записями (англ. Records Management) — управление документами организации с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя формирование документов в делопроизводстве, их хранение, защиту и уничтожение (либо, в некоторых случаях — архивное хранение). Документ (record) может быть представлен на материальном носителе (бумага, микрофиша, микрофильм) или в цифровом виде (файлы на магнитной ленте, компакт-диске, на винчестере и т.д.). Это могут быть свидетельства о рождении, рентгеновские снимки, документы, базы данных, прикладные данные или электронная почта. Управление документами, в первую очередь, сосредоточено на материалах о деятельности организации, и, как правило, применяется в соответствии с юридической ценностью документов, а не их физической формой.Документы, отличаются от файлов наличием реквизитов (исх.№, наименование организации, наличие подписи руководства, печати и т.п.). Хранению обычно подлежат документы с реквизитами, выходящими из процесса делопроизводства и по срокам хранения (в соответствии с номенклатурой) подпадающие в разряд временного или постоянного хранения. (ru)
|
| rdfs:comment
|
- La gestió documental és el conjunt d'operacions i tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, la implantació i l'avaluació dels sistemes administratius necessaris, des de la creació dels documents fins a la seva destrucció o transferència a l'arxiu, per tal de garantir l'eficàcia i l'eficiència en la gestió administrativa. (ca)
- Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung, -haltung) versteht man die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Synonym werden die aus dem Englischen stammenden Begriffe Recordkeeping und Records Management verwendet; zum Teil wird der Begriff auch mit „vorarchivische Schriftgutverwaltung“ übersetzt (in Abgrenzung zur dauerhaften Archivierung (englisch records preservation or archiving)). (de)
- Le records management (ou gestion des documents d'activité ou gestion documentaire ou gestion des documents d'archives) est un système de gestion de l'information consignée et organique — documents ou données — prouvant une activité (notamment professionnelle), sous n'importe quel format. (fr)
- La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística. (es)
- 기록관리(記錄管理)는 기록을 적법·적절하게 생산·관리하여 효율적으로 사용하고 불필요한 기록을 폐기하며 증거적 가치나 영구보존 가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검색·활용할 수 있게 하는 일을 말한다. (ko)
- 記録管理（きろくかんり、英: Records Management）とは、記録 (Records)を特定し、分類し、保存（アーカイブ）または破棄する一連の手順を指す。RMと略すこともある。ISO 15489: 2001標準では記録管理を「記録の生成、受取、保守、使用及び整理に対する効率的かつシステマティックな制御を取扱う管理分野であり、業務活動及び取引上の証憑及び情報を記録の形で取得し保全する手順を含む」と定義している。 (ja)
- Records management é uma tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou GED, onde são gerenciados o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até a guarda permanente ou expurgo. O RM é comumente associado ao conceito de archiving, onde empresas especializadas em guarda de documentos, as chamadas warehouses, fazem o controle de movimentação e expurgo dos documentos. Para garantir a correta utilização dos documentos, é implementado o conceito de Tabela de Temporalidade Documental, ou TTD, onde são definidos os períodos de vida de cada documento. (pt)
- إدارة السجلات (بالإنجليزية: Records management)، والمعروفة أيضًا باسم إدارة السجلات والمعلومات، هي وظيفة تنظيمية مكرسة لإدارة المعلومات في منظمة طوال دورة حياتها، من وقت إنشائها وحتى إحلالها. ويشمل ذلك تحديد السجلات أو تصنيفها أو تخزينها أو تأمينها أو استردادها أو تتبعها أو إتلافها أو الاحتفاظ بها بشكل دائم. يحدد المعيار ISO 15489-1: 2001 ("ISO 15489-1: 2001") إدارة السجلات باسم «مجال الإدارة المسؤول عن التحكم الفعال والمنهجي في إنشاء السجلات واستلامها وصيانتها واستخدامها والتصرف فيها، بما في ذلك عمليات الالتقاط والحفاظ على أدلة ومعلومات حول الأنشطة التجارية والمعاملات في شكل سجلات». (ar)
- Spisová služba je soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích ke správě dokumentů. Spisová služba má zajistit správný průběh životního cyklu dokumentu (název spisové služby je odvozen od slova spis, tedy soubor dokumentů). Přičemž dokumenty mohou být jak analogové (spisová služba v listinné podobě), tak digitální či elektronické (elektronický systém spisové služby), případně i předmětových. (cs)
- Records management, also known as records and information management, is an organizational function devoted to the management of information in an organization throughout its life cycle, from the time of creation or receipt to its eventual disposition. This includes identifying, classifying, storing, securing, retrieving, tracking and destroying or permanently preserving records. The ISO 15489-1: 2001 standard ("ISO 15489-1:2001") defines records management as "[the] field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including the processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records". (en)
- Kearsipan atau Records Management adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi. Sistem kearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem itu. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menseleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali. (in)
- Records management is het identificeren, klasseren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records. Er is een Internationale Standaard over records management: ISO 15489. Deze definieert records management als “het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties onder de vorm van records”. (nl)
- Dokumenthantering är handhavandet av handlingar (dokument) från det att de skapas (upprättas) intill arkivställning eller utgallring (förstöring). Dokumentförvaltning är ett annat ord.Dokumenthantering och arkivering/arkivhantering bildar en enhet under en handlings hela livscykel. Dokumenthantering definieras i den internationella standarden: ISO 15489:2001 Dokumenthantering omfattar bland annat: (sv)
- Управление записями (англ. Records Management) — управление документами организации с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя формирование документов в делопроизводстве, их хранение, защиту и уничтожение (либо, в некоторых случаях — архивное хранение). (ru)
|
